Jour 0
1. Annonce des élections
La première étape consiste à informer vos salariés de l’organisation des élections professionnelles. Cela se fait via un avis officiel affiché dans les lieux de communication habituels.
📬 Vous devez également envoyer une invitation aux Organisations Syndicales (OS) pour ouvrir la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral (PAP).
7 jours aprés
2. Réception des invitations à venir négocier le Protocole d'Accord Préélectoral
Pendant cette période, les OS peuvent répondre à votre invitation et accepter de participer à la négociation du PAP.
📌 S’il n’y a pas de syndicats, une DUE sur le vote électronique devra être annexée au PAP/DUE.
15 jours après
À préparer avant la réunion avec les syndicats :
Préparez les documents nécessaires pour la réunion :
- Liste électorale,
- Calcul des effectifs, détermination du nombre de sièges et parité hommes/femmes.
- Première version du PAP/DUE (brouillon) avec insertion des dates selon votre calendrier,
- Cahier des charges technique,
3. Réunion de négociation
C’est le moment de rencontrer les syndicats (s’ils se sont manifestés) pour discuter et signer le Protocole d’Accord Préélectoral.
🤝 En l’absence de syndicats, l’employeur peut signer une DUE précisant les modalités du vote.
1 jour après
4. Diffusion du PAP ou DUE des modalités de votes aux salariés
Diffusez le PAP ou la DUE à l’ensemble des salariés.
📌 Affichez également :
-
Un appel à candidatures pour le 1er tour.
C’est à ce moment que tous les acteurs s’impliquent officiellement dans l’élection.
Entre 5 à 14 jours après
5. Limite de dépôt des candidatures pour le 1er tour
Ensuite, vous devez afficher officiellement les candidatures pour le 1er tour.
🔀 Deux cas possibles :
✔️ S’il y a des candidats :
-
Envoyer à Electis :
le PAP/DUE, la configuration de l’élection, les candidatures, les professions de foi et le logo de l’entreprise (.png). -
Planifier la cérémonie des clés avec les membres du bureau de vote.
❌ S’il n’y a pas de candidats :
-
Informer Electis par e-mail.
-
Envoyer le PAP/DUE
- On passe directement à l’étape 8.
Dans la semaine : transmettre le PAP à l’Inspection du travail et aux syndicats invités à la négociation.
1 jour avant la date du 1er tour
6.Cérémonie des clés
🔐 La veille de l’élection, on entre dans une étape clé (au sens propre comme au figuré !).
Les membres du bureau de vote sont formés sur la procédure,
et une cérémonie des clés est organisée pour sécuriser les urnes électroniques.
🛡️ C’est le moment où le vote est officiellement placé sous surveillance.
1er Tour des elections
En cas de carence,
on passe directement à l’étape 8.
7. Ouverture et clôture du scrutin 1er tour.
Le jour J ! L’élection est ouverte selon les modalités prévues.
Les salariés votent en toute sécurité.
À la clôture du scrutin :
-
Une cérémonie de fermeture des clés est réalisée,
-
Le dépouillement électronique s’effectue automatiquement,
-
Les procès-verbaux sont générés, vérifiés et signés par les membres du bureau,
-
Les résultats sont proclamés.
📭 En cas de carence (pas assez de votants ou de candidats), on prépare le second tour.
1 jour après 1er tour
8. Information de l'organisation du 2nd tour
Le jour suivant, si un 2ᵉ tour est nécessaire, on informe officiellement les salariés.
Cela comprend :
-
Un appel à candidatures pour le second tour,
-
Et, si nécessaire, la diffusion d’une liste électorale mise à jour.
7 jours après
9. Affichage des candidats pour le 2nd tour.
c’est la date limite pour déposer les candidatures du second tour.
Les listes de candidats sont ensuite affichées publiquement.
🛠️ Deux scénarios possibles :
✅ Si vous avez des candidats :
-
Envoyez à Electis : Le PAP ou la DUE + La configuration de l’élection + Les professions de foi + Le logo (.png),
-
Et prévoyez les cérémonies des clés et formation dans les agendas du membres du bureau.
❌ Si aucun candidat ne se présente :
Le second tour se tiendra, mais sera probablement constaté en carence.
1 jour avant la date du 2nd tour
10. Cérémonie des clés
Comme pour le 1er tour, la veille du vote, une cérémonie des clés est organisée.
Les membres du bureau de vote sont formés sur la procédure,
et une cérémonie des clés est organisée pour sécuriser les urnes électroniques.
🛡️ C’est le moment où le vote est officiellement placé sous surveillance.
2nd Tour des elections
15 jours après la date du 1er Tour
11. Ouverture et clôture du scrutin 2nd tour.
Tout comme lors du premier tour :
-
Les salariés votent,
-
À la clôture, a lieu la cérémonie de fermeture des clés,
-
Le dépouillement est effectué automatiquement,
-
Les procès-verbaux sont signés,
-
Les résultats sont proclamés.
Dans 15 jours apres
12. Cloture du processus electoral
Dernière étape administrative avant de tourner la page: La télétransmission des résultat de votre élection.
✅ Ce qu’il faut faire :
-
Les procès-verbaux signés doivent être transmis au CTEP.
(Pas d’inquiétude, Electis s’en charge)
📤 Electis s’occupe de :
-
Importer les PV sur la plateforme du CTEP (délai de 2 mois),
-
Et, en cas de carence totale, transmettre le PV signé et tamponné à l’inspection du travail.
📧 Une fois l’import effectué, vous recevrez un email automatique du CTEP vous demandant de soumettre à nouveau chaque procès-verbal, individuellement au format PDF.
